【非エンジニア向け】業務フロー可視化にフローチャートを駆使すると、開発着手までの速度を上げられる話
当記事はユアマイスター アドベントカレンダー 2022の 23 日目の記事です。
想定読者
非エンジニアの方で、普段は
- 営業
- 企画立案
- 経理
等をされている方
当記事で言及すること
- 業務フロー図のメリット・デメリット
- 理想的な業務フロー図を書き起こす際の要点
当記事で言及しないこと
- フローチャートの詳細な描き方
フローチャートとは？どんな時に使うもの？
Wikipedia より引用:
フローチャート（flowchart, 流れ図）は、プロセスの各ステップを箱で表し、流れをそれらの箱の間の矢印で表すことで、アルゴリズムやプロセスを表現する図である。
下図はフローチャートの一例です。
主にエンジニアが新しい機能を作る際、要件定義を確認して「どんな時に何の処理をさせるか」概念レベルで示し、これから作るものの大まかな流れを掴みたい時に使われます。
業務フロー図を描くのにフローチャートを応用する
フローチャートを業務フローに転用し、どの登場人物が何をするかまでを書き記したのが業務フロー図となります。
ざっくりな例ですがこんな感じです。いつ・誰が・何をするかが、誰が見ても把握しやすくなります。
さらに詳細な事例を知りたい場合、Google 検索にて「業務フロー」と入力して画像検索してみてください。
業務フロー図のメリット
関連する業務に関わっている人から見ると、
- 関連する業務の流れを把握できる
- 現状のボトルネックや課題を発見しやすい
- 理想的な業務フローを描く時の土台になる
というメリットがあります。他方で PdM やエンジニアも業務フローを理解しやすくなるため、機能開発時に
4. 要件定義を素早く組み立てられる(=開発着手が早まる)
という恩恵も得られます。エンジニア目線では 4.が一番有り難く、もうとにかく業務フロー図があるだけで PdM やエンジニアは大変喜びます。
業務フロー図のデメリット
- 特になし
業務フロー図が無い状態は一連の業務の流れにブラックボックスが多くなり、むしろデメリットが多くなります。
理想的な業務フロー図を描く時のポイント
現状の業務フローを描く時は大抵、理想的な業務フローを描く必要がある時だと思われます（上記メリットの 3.に該当）。ここからは理想的な業務フロー図を描く際の要点を押さえていきます。
1. 現状の業務フローのイメージを引きずらないこと
よくあることですが現状に引きずられず、大胆に発想した業務フロー図を描いてみてください。
2. 極力シンプルに
業務フローが複雑化する場合、
- 「運用プロセスに無駄が無いか？」
- 「何かとトレードオフを検討できないか？」
を疑ったほうが良いです。
3. 描きながら、潜在的なニーズを顕在化するアプローチをしよう
業務フローは通常、自チームが知り得ていない業務が多々あります。関係するチームと円滑に業務フローを組み立て直すには業務フロー図を持ち出して、
- 「これはつまりこういうことで理解合っていますか？」
- 「このようにすると良さそうなのですが、いかがでしょうか？」
を随時確認し、不明点を無くしていきましょう。
4. 合意形成に活用しよう
上記 3.ができていれば、業務フロー図を参照しながら合意形成に辿り着きやすくなるはずです。関係者を集めて合意取得のための MTG 等を設定しましょう。
業務フローはどんなささいなことでも、曖昧のままで良いことが 1 つもないので注意
業務フロー図の書き起こしは基本的に、細部まで抜かりなく明らかにしましょう。曖昧になっている業務プロセスがあるとプロダクトへ機能追加する際の要件定義時に困るだけでなく、実運用が始まってから問題化します。書き起こしの時点で可能な限り曖昧さを排除しましょう。
要件と時間軸に応じて、ケースバイケースの判断を
とはいいつつも、重要なプロセスがしっかり押さえられており、且つ運営しながら改善できる体制があるのであれば、細部の優先度低いものはあとから描き出せば良い場合もあります。チーム体制等を踏まえて、ケースバイケースの判断を心がけましょう。
